レンタルオフィスの選び方(その1) 利用形態で選ぶ

東京を代表するレンタルオフィスを紹介します。

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利用形態で選ぶ (東京のレンタルオフィスの選び方 - その1)

レンタルオフィス選びのポイント

レンタルオフィスを東京で選ぶ時にどんなポイントに気をつければ良いのでしょうか。東京のレンタルオフィスには色々なタイプがあり、提供されるサービス内容にも大きな違いがあります。当然かかるコストも大きく異なりますので自分のビジネスニーズに合った施設とプランを選ぶことが大切です。

・利用形態 …… 専用型、シェアオフィス型など利用形態で選ぶ
・サービス …… 来客対応などサービスで選ぶ
・コスト …… 初期費用やランニングコストで選ぶ
・エリア …… 立地や路線で選ぶ
・運営主体 …… 民営か公的施設かなど運営者で選ぶ

利用形態による分類

利用形態によって東京のレンタルオフィスを大きく分けると、「専有型」「シェアオフィス型」「バーチャル型」があります。

■専用型
最も一般的なレンタルオフィスの利用形態はこの「専用型」です。入居者専用の個室を確保でき、契約期間中はその空間を他人が利用することはありません。通常の賃貸契約による貸事務所と一番近い形だといえます。自分の荷物を置きっぱなしにすることもできますし、お気に入りのオフィスチェアを持ち込むことも可能です。部屋のキーを持ち自由に出入りができます。場合によっては建物自体のキーを預かり、24時間出入り可能な施設もあります。

■シェアオフィス型
複数の会員で、個室やデスクを共有するのが「シェアオフィス型」のレンタルオフィスです。毎日事務所に出勤するのではなく、例えば週の半分くらい利用するといったケースに向いています。スペースを共有することで「専用型」よりもかなりコストを削減できることがメリットとなります。その反面デメリットとしては、自分の荷物を個室や机に置いたままにしておくことはできません。また、空いている個室や机を利用することになるため、毎回違った場所を使うことになります。

シェアオフィス型には「会員制タイプ」と「時間貸しタイプ」の2つのタイプがあります。

「会員制タイプ」のレンタルオフィスは入会金を払って登録した会員だけが利用できます。個室・机は空いている時のみ利用可能で、ロッカーに荷物を預けておける等の工夫がなされている。

「時間貸しタイプ」のレンタルオフィスは入会金も不要か必要であってもかなり低価格で事前の審査も厳しくありません。キンコーズフェデックスに代表される「ビジネスコンビニ」系や、インターネットカフェのような「スペースの時間貸し」というサービス業的な概念で運営されており、利用した時間分の料金を支払えばいつでも利用できます。利用時間に応じて料金を支払います。

■バーチャル型
バーチャルとは「仮想の」という意味ですが、バーチャル型のレンタルオフィスは実際に部屋や机といった空間を借りることはせずに、住所や電話番号・FAX番号だけを借りるサービスです。これだけならいわゆる「私設私書箱(貸し住所やレンタルポストとも呼ばれます)」や「電話代行」といったサービスと同じですが、これら既存のサービスと異なるのは必要なサービスを組み合わせてコーディネートして提供することで、各々に必要な事務所機能を一括で、しかも安価に提供していることです。また専用型やシェアオフィス型のレンタルオフィスと合わせて提供している事業者が多いので、ミーティングルームや会議室といった施設を必要に応じて利用できるので、クライアントとの打ち合わせや会議も可能で、より普通の事務所と全く同じに見えるような使い方が可能になっています。

バーチャル型のレンタルオフィスは既存のオフィスが郊外や地方にある企業や自宅で仕事をしている人などに最適です。価格も安く、起業の時点から東京の超一等地の超一流オフィスビルに事務所を構えることもごく現実的な選択肢となります。また短期間での契約をうまく活用したり、東京都内の都心部に数ヶ所借りるなどして、より機動的なオフィスの使い方も効果的な活用法となります。

機能性による分類

■ビジネスサポート重視型
基本的にビジネスに必須となるようなサポート機能を重視したタイプのレンタルオフィスです。これが東京のレンタルオフィスの現在のスタンダードでです。秘書系のサポート機能(電話対応、来客対応、その他秘書系の業務)、空間系(2〜4名でのちょっとした打ち合わせに便利なミーティングルーム、8名以上の会議に使えるスペースとホワイトボードなどを備えた会議室、大切なクライアントを迎えるのに適した応接室、リフレッシュルーム、喫煙室、駐車場など)、インフラ(光ファイバーなど高速インターネット回線やテレビ会議システムなど)を重視しています。

基本的にサービスの質と料金は比例しますので必要なサービスを見極めることがムダを省くコツになります。ひとつ大きなポイントを上げるならば、有人の受付を備えているかどうか、これによってサービスや料金に大きな差が出てきます。来客が多く信用や安心感を演出したいならばスキルの高い専門のスタッフが受付にいる施設を絶対におすすめします。逆に来客が少ないような場合は無人タイプの施設を選択すればコストを確実にカットできます。

■空間重視型
通常の賃し事務所に近いパターンで、サービスを省いたタイプのレンタルオフィスです。中にはほとんど付加価値的なサービスがない施設もあります。

それなら普通の貸事務所を借りても同じではないか?というと、こういったタイプのレンタルオフィスにもちゃんとメリットはあります。それは、普通なら借りられないような都心・大型・高額のオフィスビルに、個人や少人数でも入居できるという点です。単純な坪単価の比較ではレンタルオフィスの方が割高なケースが多いものの、必要な分だけの広さの部屋を借りることで、結果的に賃料が安く済みます。また、入居時の初期費用が大幅に安く済みますし、入居審査も比較的簡単なことが多いのもメリットとなります。

■バーチャル型
空間以外の事務所機能を備えているのが上でも解説しているバーチャル型のレンタルオフィスです。ステータスの高い立地の住所が使いたいとか法人登記したいという場合、なおかつ空間的な事務所スペースは必要ないというケースでは、最も適したタイプといえます。

■インキュベーション型
特定業界の振興やベンチャーへの投資的色彩が強いタイプのレンタルオフィスです。このタイプは「孵化」を意味する「インキュベーション」オフィスとも呼ばれ、起業をサポートしベンチャーの成長を助ける事を目的としています。そのため技術的・経営的なコンサルティングを行ったり、高度なIT環境や研究開発環境などの特殊な機能をあらかじめ備えている施設もあります。

こういったコンセプトを持つ施設の多くは、公的機関(県や市などの行政機関や大学、財団法人など)によって運営されています。これらの施設は初期費用や毎月の賃料・利用料金もかなり抑えられていることが多く、民間の施設に比べ大きなメリットになっています。しかし、特定の業種に限定されたり、ベンチャー支援を目的としている場合は会社設立からの年数(3年以内など)が条件となるなど、利用に様々なハードルが課せられるケースもあります。

民間のレンタルオフィスにも、インキュベーション的な機能を強化した施設は存在しています。入居者同士のコミュニケーションによってそれぞれのビジネスを活性化させたり、定期的にセミナーを開くなど経営コンサルティングに力を入れたりするケースが多いようです。

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